ASSEMBLEIAS GERAIS DE APROVAÇÃO DE CONTAS EM CONTEXTO DE COVID-19

O contexto da Pandemia trouxe igualmente consequências no tema das Assembleias-gerais. Tratando-se de um momento de extrema relevância para as sociedades comerciais, não somente para os acionistas e membros de órgãos sociais, mas igualmente para os assessores técnicos que em regra acompanham a “vida” das empresas – Técnicos Oficiais de Contas, Revisores Oficiais de Contas ou até mesmo as entidades financiadoras. Vale assim a pena escalpelizar algumas questões que se levantam a respeito neste momento.

Por força da pandemia provocada pelo Covid-19 o Governo aprovou através do Decreto-lei n.o 10-A/2020, de 13 de março, medidas excecionais e temporárias com impacto na atividade das sociedades comerciais. Destaca-se a este título a prorrogação do prazo até 30 de junho de 2020 para a realização das assembleias gerais das sociedades que devam ter lugar por imposição legal ou estatutária (art. 18.o do referido decreto-lei).

Assim, há cerca de um ano as sociedades beneficiaram de um prazo mais alargado para a realização das assembleias gerais de aprovação das contas relativas ao exercício de 2019. Sucede, no entanto, que esta possibilidade de prorrogação do prazo para a realização das assembleias gerais foi revogada pelo artigo 5.o do Decreto-lei n.o 87-A/2020, de 15 de outubro, pelo que no atual contexto legal, e a menos que surjam novas medidas legislativas neste domínio, mantém-se a obrigatoriedade da realização das aludidas assembleias até ao dia 31 de março do ano subsequente ao do exercício cujas contas se pretendem aprovar.

Considerando que tem vindo a ser renovado o estado de emergência com a imposição de um dever geral de confinamento, estando vedados os aglomerados de pessoas, será importante analisar qual o seu impacto na realização das assembleias gerais das sociedades comerciais.

Em primeiro lugar importa considerar que as assembleias gerais apenas poderão ser realizadas de forma presencial quando tal seja absolutamente imprescindível, nomeadamente por estar expressamente previsto nos estatutos da sociedade que esta é a única forma de levar a cabo as mesmas ou quando, por exemplo, não se consiga assegurar a participação dos sócios ou acionistas de outra forma. Neste caso a sociedade deverá garantir o cumprimento das condições impostas para a salvaguarda da saúde dos participantes, nomeadamente no que diz respeito ao espaço, distanciamento social e regras de conduta e higienização.

A regra será então a de que estas assembleias deverão ser realizadas com recurso a meios telemáticos, considerando desde logo o previsto no artigo 5.o da Lei n.o 1-A/2020, de 19 de Março (na redação conferida pela Lei n.o 4-B/2021, de 1 de Fevereiro) de acordo com o qual “A participação por meios telemáticos de membros de órgãos colegiais de entidades públicas ou privadas nas respetivas reuniões não obsta ao regular funcionamento do órgão, designadamente no que respeita a quórum e deliberações, devendo, contudo, ficar registado na respetiva ata a forma de participação”. Salienta-se ainda que tal solução já seria admitida pelo Código das Sociedades Comerciais quer para as sociedades anónimas, quer para as sociedades por quotas (artigos 377.o n.o 6 al. b) e 248.o n.o 1) desde que cumprido o requisito negativo de não existir disposição estatutária em contrário e o requisito positivo de a sociedade assegurar a autenticidade das deliberações e a segurança das comunicações, procedendo ao registo do seu conteúdo e respetivos intervenientes.

Sendo as assembleias gerais realizadas através de meios de comunicação à distância (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams, etc) dever-se-á conseguir garantir a participação dos sócios e/ou acionistas e bem assim a interação entre estes, cumprindo-se com os procedimentos normalmente exigidos para a realização das assembleias gerais embora com as adaptações necessárias a esta nova realidade, como sejam:

(i) A convocatória deverá mencionar que os associados deverão participar na AG através do recurso a meios telemáticos, indicando os mesmos;

(ii) A informação prévia à realização da AG deverá ser disponibilizada por correio eletrónico ou no website da sociedade 8evitando deslocações à sua sede);

(iii) Os meios de identificação dos participantes deverão conferir um elevado grau de certeza e segurança quanto à fiabilidade da lista de presenças, prevendo-se se necessário na convocatória quais os procedimentos que os participantes terão que adotar em ordem a garantir a autenticidade da sua identificação;

(iv) O exercício do direito de voto deverá ser efetuado por correio eletrónico;

(v) A sociedade deverá assegurar, como suprarreferido, a autenticidade das declarações e a segurança das comunicações procedendo ao seu registo;

(vi) A formalização da ata deverá ser feita em documento avulso impresso em várias cópias em ordem a ser assinado ou enviado digitalmente para que seja também assinado por esta via.

Para concluir damos nota de que à data da elaboração da presente nota jurídica não se consegue prever se, à semelhança do corrido no ano de 2020, será prorrogado o prazo para a realização destas assembleias na medida em que tal poderá ainda se determinado aquando de uma eventual renovação do presente estado de emergência que termina a 1 de março de 2021.